Cifra costruita, ipotesi esposte

La proposta sta su una pagina. Quarantamila euro all’anno, sconto del primo anno incluso, firma prima della fine del trimestre. La direzione finanziaria guarda la voce, la trova ragionevole rispetto al budget, e approva.

Tre anni dopo, nessuno in azienda sa dire quanto quella firma sarà costata.

Le quattro voci che la firma apre

Direzione coinvoltaCiò che la firma impegnaSu tre anni
Finanziariail contratto, con la sua revisione annuale142.925 €
Risorse umaneuna persona per gestirlo235.638 €
Legaleuna clausola di audit e una clausola di uscitaesposizione, non quantificata qui
Operazioniuna dipendenza da un fornitore e da una persona4.954 € al mese di vacanza

Totale impegnato su tre anni: 378.563 euro. Il preventivo ne indicava 40.000.

Il rapporto è di nove a uno, e non nasce da alcuna malafede. Nasce dal fatto che ogni direzione ha visto solo la propria voce, e nessuna le ha somme.

Perché la voce umana supera la voce contrattuale

È il risultato più controintuitivo della tabella, e sta in una frase: uno strumento si paga una volta all’anno, la persona che lo fa funzionare si paga ogni mese.

Una persona pagata alla mediana di mercato costa 78.546 euro all’anno una volta applicato il coefficiente datore di lavoro. Su tre anni, sono 235.638 euro, ossia il 65 % del totale impegnato. Il contratto, nonostante il suo aumento capitalizzato del 9 % all’anno, ne rappresenta solo il 38 %.

In altre parole, la trattativa che avete condotto per sei settimane con il fornitore riguardava la più piccola delle due voci.

Le due esposizioni che non sono spese

Non figurano nel totale perché forse non si verificheranno mai. Vanno comunque accantonate.

La clausola di audit. Una richiesta di 250.000 euro si concilia tra 25.000 e 75.000 euro secondo le uniche cifre pubbliche disponibili. Questa esposizione nasce il giorno della firma, non dipende dalla vostra buona fede, e riguarda il legale, non il tecnico.

La vacanza di posizione. Se la persona che gestisce lo strumento se ne va, la copertura tramite una prestazione esterna costa 4.954 euro in più al mese rispetto allo stipendio che libera. Tre mesi di vacanza sono 14.862 euro. Questa esposizione riguarda le operazioni e le risorse umane, non la direzione finanziaria.

Cosa vi risponderanno, e cosa rispondere

«La persona esiste già, non costa di più.» Costa il tempo che non dedicherà più altrove. Se la sua agenda era piena prima della firma, la domanda non è il costo ma la scelta: quale attività si ferma per liberare quel tempo. Se nessuno può rispondere, la voce umana sarà pagata in straordinari o in ritardo su altro.

«Il legale lo vediamo alla firma.» Alla firma, le clausole sono quelle del fornitore. L’unica finestra di trattativa utile si trova tra la selezione e la firma, e dura pochi giorni.

«Tre anni sono speculazione.» È il periodo di ammortamento che la vostra stessa contabilità applicherebbe a un investimento equivalente. Rifiutarsi di progettare a tre anni equivale a decidere senza orizzonte.

«Non abbiamo tempo di riunire quattro direzioni per un contratto da 40.000 euro.» È esatto, ed è il vero punto. Una decisione da 378.563 euro merita una riunione. Una decisione da 40.000 euro no. Tutta la questione è sapere quale delle due state prendendo davvero.

Da verificare da voi, in venti minuti

Riprendete la vostra ultima firma software. Applicate le quattro voci. Confrontate il totale con quanto figurava nella nota di decisione.

Contate le direzioni che hanno vistato quella nota. Se la risposta è una, conoscete la causa del prossimo scarto di budget.

Scoprite chi gestisce lo strumento oggi. Se è una sola persona, e il suo nome vi viene in mente immediatamente, avete la voce «operazioni» davanti agli occhi.

Controllate la data di scadenza. È l’unico momento in cui le quattro voci possono ancora essere discusse insieme.

La frase da ricordare

Un preventivo impegna una direzione. Una decisione tecnica ne impegna quattro, e solo una di esse ha letto il contratto.

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Fonti

Ultima revisione: 19 agosto 2026

Cifre da rivedere entro 19 agosto 2028