Montant construit, hypothèses affichées

La proposition tient sur une page. Quarante mille euros par an, remise de première année comprise, signature avant la fin du trimestre. La direction financière regarde la ligne, la trouve raisonnable au regard du budget, et valide.

Trois ans plus tard, personne dans l’entreprise ne sait dire ce que cette signature aura coûté.

Les quatre lignes que la signature ouvre

Direction concernéeCe que la signature engageSur trois ans
Financièrele contrat, avec sa révision annuelle142 925 €
Ressources humainesune personne pour l’exploiter235 638 €
Juridiqueune clause d’audit et une clause de sortieexposition, non chiffrée ici
Opérationsune dépendance à un fournisseur et à une personne4 954 € par mois de vacance

Total engagé sur trois ans : 378 563 euros. Le devis en affichait 40 000.

Le rapport est de un à neuf, et il ne vient d’aucune mauvaise foi. Il vient de ce que chaque direction n’a vu que sa propre ligne, et qu’aucune ne les a additionnées.

Pourquoi la ligne humaine dépasse la ligne contractuelle

C’est le résultat le plus contre-intuitif du tableau, et il tient en une phrase : un outil se paie une fois par an, la personne qui le fait tourner se paie tous les mois.

Une personne payée à la médiane du marché coûte 78 546 euros par an une fois le coefficient employeur appliqué. Sur trois ans, cela fait 235 638 euros, soit 65 % du total engagé. Le contrat, lui, malgré sa hausse composée de 9 % par an, n’en représente que 38 %.

Autrement dit, la discussion que vous avez eue pendant six semaines avec le fournisseur portait sur la plus petite des deux lignes.

Les deux expositions qui ne sont pas des dépenses

Elles ne figurent pas dans le total parce qu’elles ne se produiront peut-être pas. Elles se provisionnent quand même.

La clause d’audit. Une réclamation de 250 000 euros se règle entre 25 000 et 75 000 euros selon les seuls chiffres publics disponibles. Cette exposition naît le jour de la signature, elle ne dépend pas de votre bonne foi, et elle relève du juridique, pas de la technique.

La vacance de poste. Si la personne qui exploite l’outil part, la couverture par une prestation externe coûte 4 954 euros de plus par mois que le salaire qu’elle libère. Trois mois de vacance, c’est 14 862 euros. Cette exposition relève des opérations et des ressources humaines, pas de la direction financière.

Ce qu’on va vous répondre, et quoi répondre

« La personne existe déjà, elle ne coûte pas plus cher. » Elle coûte le temps qu’elle ne passera plus ailleurs. Si son emploi du temps était plein avant la signature, la question n’est pas le coût mais l’arbitrage : quelle activité s’arrête pour libérer ce temps. Si personne ne peut répondre, la ligne humaine sera payée en heures supplémentaires ou en retard sur autre chose.

« On verra le juridique à la signature. » À la signature, les clauses sont celles du fournisseur. La seule fenêtre de négociation utile se situe entre la sélection et la signature, et elle dure quelques jours.

« Trois ans, c’est de la projection. » C’est la durée d’amortissement que votre propre comptabilité appliquerait à un investissement équivalent. Refuser de projeter à trois ans revient à décider sans horizon.

« On n’a pas le temps de réunir quatre directions pour un contrat à 40 000 euros. » C’est exact, et c’est le vrai sujet. Une décision à 378 563 euros mérite une réunion. Une décision à 40 000 euros n’en mérite pas. Toute la question est de savoir laquelle des deux vous êtes en train de prendre.

À vérifier chez vous, en vingt minutes

Reprenez votre dernière signature logicielle. Appliquez les quatre lignes. Comparez le total à ce qui figurait sur la note de décision.

Comptez les directions qui ont visé cette note. Si la réponse est une, vous connaissez la cause du prochain écart budgétaire.

Cherchez qui exploite l’outil aujourd’hui. Si c’est une seule personne, et si son nom vient immédiatement, vous avez la ligne « opérations » sous les yeux.

Regardez la date d’échéance. C’est le seul moment où les quatre lignes peuvent encore être rediscutées ensemble.

La phrase à retenir

Un devis engage une direction. Une décision technique en engage quatre, et une seule d’entre elles a lu le contrat.

Ouvrir dans un tableur · Les quatre lignes, en feuille de calcul (1 045 octets)

Sources

Dernière revue: 19 août 2026

Chiffres à revoir avant 19 août 2028