La subida del 9 % que usted no negoció

Cifra construida, hipótesis expuestas

Su contrato se firmó por 40.000 euros. Usted lo incluyó por 40.000 euros en el presupuesto del año siguiente, porque nada en su relación con este proveedor le hizo pensar otra cosa.

El proveedor, por su parte, ha comunicado una subida media del 9 % en sus ofertas. No en la suya en particular. En un ámbito que incluye la suya.

Lo que la capitalización le hace a su presupuesto

Una subida del 9 % no se suma, se capitaliza. Cada año parte del precio del año anterior, subida incluida.

Con el ámbito sin cambios, sin una licencia más, sin una función más, el contrato cuesta 61.545 euros en el quinto año. A lo largo de los cinco años, habrá pagado 260.933 euros donde el precio de la firma prometía 200.000.

La diferencia, 60.933 euros, corresponde a un año y medio de contrato. Nadie se lo facturó de golpe, y es precisamente por eso que nunca se sometió a arbitraje.

Las tres formas que adopta la cláusula

Abra su contrato y busque la cláusula de revisión de precio. Se presenta bajo una de estas tres formas, y su exposición no tiene nada que ver de una a otra.

Un tope numérico. «La subida anual no podrá exceder el 3 %» le da una exposición máxima conocida, que puede provisionar al céntimo. Es la situación cómoda, y es poco frecuente.

Un índice de referencia. Una indexación sobre un índice público es verificable y está acotada por la realidad económica. Compruebe cuál, y sobre qué período se constata: la diferencia entre dos índices aparentemente similares se cuenta en puntos.

Nada en absoluto. El contrato no dice nada, o remite a la tarifa pública vigente el día de la renovación. Su exposición es entonces la que decida el proveedor, y la tabla anterior se convierte en su escenario de trabajo.

Lo que le van a responder, y qué contestar

«Es la inflación.» Una subida del 9 % en un software cuyos costes de producción son mayoritariamente fijos no está indexada a la inflación. Pida la referencia exacta del índice utilizado. Sin índice en el contrato, la subida es una decisión comercial, y una decisión comercial se negocia.

«Todos nuestros clientes lo sufren.» Probablemente. Lo que le interesa a usted no es la suerte de los demás, es su alternativa. Un proveedor no responde a un argumento de equidad, responde a un riesgo de perder facturación.

«Podemos congelar el precio si se compromete a tres años.» Es la contrapartida estándar, y suele ser buena. Compruebe dos puntos antes de firmar: qué pasa con el precio al salir de los tres años, y si el compromiso incluye un volumen mínimo de licencias que ya no podrá reducir.

«La negociación se hará en el momento de la renovación.» Es el error que más cuesta. En el momento de la renovación, su preaviso de resolución ya ha vencido y el proveedor lo sabe. La negociación útil se produce un mes antes de la apertura del preaviso, cuando todavía tiene la posibilidad de marcharse.

A verificar en su empresa, en veinte minutos

La fecha de vencimiento y la duración del preaviso. Anótelas en la agenda de su dirección financiera, con un recordatorio dos meses antes de la apertura del preaviso. Es el único punto de este contrato que le pertenece por completo.

La cláusula de revisión. Cópiela literalmente en su ficha de proveedor. Si está ausente, escríbalo claramente: es una exposición sin límite que hay que documentar.

El número de licencias activas comparado con el número de licencias pagadas. Una subida del 9 % sobre licencias sin usar es el peor euro de su presupuesto. Es también el argumento que su proveedor menos puede rebatir, ya que el recuento sale de su propia consola.

El importe a provisionar. Retome la hoja de cálculo, sustituya el 9 % por la tasa fijada en su propio contrato, e introduzca el resultado del año siguiente en el presupuesto. Si su contrato no menciona ninguna tasa, provisione el escenario al 9 % y convierta esa diferencia en el tema de su próxima negociación.

La frase que hay que recordar

Una subida anual no se lee en una factura. Se lee en cinco ejercicios.

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